Organiser un WEI sans stress : Le guide ultime pour un week-end étudiant inoubliable.

1. Les bases d’un WEI réussi : le choix du bon prestataire

‍

La première étape ? Choisir un organisateur de confiance. Ils connaissent les lieux, gèrent le transport, les assurances, les animations, et surtout, ils savent gérer les imprévus. Voici les principaux acteurs du marché français spécialisés dans les WEI :

‍

🎉 Wecay

‍

Wecay est devenu une référence incontournable pour les BDE. Leur force ? Une offre ultra-flexible, un catalogue d’activités variées, et un suivi personnalisé. Ils mettent un point d’honneur à la sécurité et à la qualité du séjour.

‍

🚌 Zetrip

‍

Zetrip propose des formules tout compris : transport, logement, animations, assurances. Ils s’adressent aussi bien aux petites promos qu’aux grands événements de plus de 1000 personnes.

‍

🌴 La Noche Voyages

‍

Spécialisés dans les événements étudiants, ils proposent des WEI sur mesure en France et à l’étranger. Leur point fort ? Une ambiance de festival, avec DJ, animations et scénographie.

‍

🌍 Planète WEI

‍

L’un des pionniers du secteur. Planète WEI mise sur l’expérience immersive avec des thématiques originales, des lieux atypiques, et un accompagnement professionnel du début à la fin.

‍

🏖️ Funbreak

‍

Plus orienté vers les séjours festifs à l’étranger, Funbreak séduit les étudiants en quête d’un WEI version vacances, souvent dans le sud de l’Europe, avec pool party, boat party et aftermovies à couper le souffle.

‍

‍

2. Éviter les galères : la sécurité, le point noir de trop d’événements

‍

Tu l’as sûrement déjà vu ou entendu : blessure, bagarre, disparition de téléphone, blackout total… La sécurité est souvent négligée alors qu’elle peut tout faire basculer.

‍

C’est là qu’intervient SafeHub, la solution de référence pour la sécurité des événements étudiants.

✅ SafeHub, c’est quoi ?

‍

Une application mobile qui permet à chaque participant de lancer une alerte en cas de problème. Cette alerte est directement transmise aux organisateurs, agents de sécurité ou secouristes présents sur place, via une interface dédiée : SafeHub Pro.

Aucune perte de temps à chercher de l’aide. En un clic, une personne en détresse peut être localisée et assistée en quelques secondes.

‍

3. La checklist pour un WEI réussi (et sans stress)

‍

Voici une checklist complète pour t’aider à tout anticiper :

✅ Choix du prestataire (Wecay, Zetrip, etc.)

✅ Réservation du lieu + assurance responsabilité civile

✅ Transport A/R sécurisé

✅ Création du dossier participant

✅ Collecte des paiements et cautions (utilise Safehub, tout est centralisé)

✅ Communication des règles et infos pratiques

✅ Installation de l’appli Safehub pour toute l’équipe encadrante + les participants

✅ Brief sécurité et comportement à l’arrivée sur le lieu

✅ Service médical ou agents de prévention sur place

✅ Création d’un groupe WhatsApp pour les infos d’urgence

✅ Aftermovie et remerciements post-WEI pour garder un souvenir💌

‍

4. Le petit + qui change tout : digitalise ton organisation avec Safehub

‍

Au-delà de la sécurité, Safehub te permet aussi de :

📲 Gérer les inscriptions et le dossier sanitaire de chaque participant

💳 Encaisser les paiements, gérer les cautions

📋 Partager les infos clés du week-end dans une interface unique

C’est l’outil tout-en-un pour les BDE modernes qui veulent gagner du temps, rassurer les parents, et professionnaliser leur orga.

‍

Conclusion

‍

Organiser un WEI n’a jamais été aussi simple… à condition d’être bien entouré. En t’appuyant sur des pros du secteur comme Wecay, Zetrip, La Noche Voyages, Planète WEI ou Funbreak, et en intégrant une solution comme Safehub, tu transformes ton week-end en une expérience fluide, festive et sécurisée.

Parce que le but, c’est que tout le monde reparte avec des souvenirs – pas des galères.

‍

‍